Conditions générales de prestation

Romeijer Advisory SRL, Chemin du Castelet 4, 7060 Soignies (Belgique), BCE 1035.372.456, RPM Hainaut, division Mons (« Romeijer Advisory »). · Version du 22 octobre 2026

1. Champ d'application

Les présentes conditions s'appliquent à toutes les prestations de conseil, d'accompagnement et de formation fournies par Romeijer Advisory à des clients agissant à des fins professionnelles (le « Client »).

Le devis accepté prévaut sur les présentes conditions en cas de contradiction. Les conditions générales d'achat du Client ne s'appliquent pas, sauf acceptation écrite et expresse de Romeijer Advisory.

2. Formation du contrat

Le contrat est formé par la signature électronique du devis sur le portail, par sa signature manuscrite ou par une acceptation écrite sans réserve, pendant sa durée de validité. Le devis accepté, ses annexes et les présentes conditions forment l'intégralité de l'accord.

Les présentes conditions sont jointes à chaque proposition et consultables à tout moment sur romeijeradvisory.com/conditions-generales. La proposition indique la version applicable.

3. Nature des prestations

Romeijer Advisory est tenue d'une obligation de moyens. Elle n'est pas tenue à un résultat commercial tel qu'un chiffre d'affaires, un taux de transformation ou la signature d'une affaire, qui dépendent de décisions du Client et de tiers.

Le Client reste seul responsable des décisions qu'il prend et de l'usage qu'il fait des recommandations. Il valide les hypothèses techniques, juridiques, financières et de coûts avant tout usage vis-à-vis de ses propres clients.

Romeijer Advisory agit en prestataire indépendant, sans lien de subordination. Elle ne confie tout ou partie d'une prestation à un autre consultant qu'avec l'accord écrit du Client. Le recours à des outils et prestataires techniques (hébergement, messagerie, CRM, visioconférence, prise de notes, outils d'analyse et d'intelligence artificielle) ne constitue pas une sous-traitance de la prestation ; il est encadré par les articles 11 et 13.

4. Collaboration du Client

Le Client fournit dans les délais convenus les informations, accès et intrants listés dans le devis et désigne un sponsor. Il donne ses retours consolidés dans les cinq jours ouvrables suivant chaque remise ; à défaut de retour motivé dans ce délai, le livrable est réputé accepté.

Si un intrant essentiel manque cinq jours ouvrables après une relance écrite, le livrable concerné peut être réduit à une méthode documentée que le Client complète avec ses propres données, sans réduction d'honoraires. Les délais sont prolongés de la durée du retard imputable au Client.

5. Périmètre et modifications

Le périmètre est celui décrit dans le devis. Chaque livrable inclut un cycle de révision. Toute demande supplémentaire fait l'objet d'un accord écrit préalable sur le périmètre, le calendrier et les honoraires.

6. Report et annulation

Une session ou une journée sur site peut être reportée sans frais une fois si la demande parvient au moins cinq jours ouvrables à l'avance. En deçà, les frais de déplacement déjà engagés restent dus et la journée sur site est facturée à 50 % de sa valeur indiquée dans le devis ou, à défaut, du prix de la mission divisé par le nombre de journées prévues.

Le Client peut mettre fin à une mission à tout moment par écrit. Restent dus les honoraires de la phase en cours et des phases achevées, selon la valeur de chaque phase indiquée dans le devis, ainsi que les frais engagés. Les garanties décrites dans le devis s'appliquent par priorité.

7. Honoraires et frais

Les honoraires sont forfaitaires et exprimés hors TVA. La TVA est appliquée conformément aux règles en vigueur, y compris l'autoliquidation pour les clients assujettis établis dans un autre État membre.

Le temps de trajet est inclus sauf mention contraire. Les frais de transport et d'hébergement sont convenus au préalable et refacturés au coût réel, sans majoration.

Les honoraires d'un accompagnement récurrent peuvent être révisés une fois par an moyennant un préavis écrit de deux mois ; le Client peut alors y mettre fin sans frais avant la prise d'effet.

8. Facturation et paiement

Les factures sont émises selon l'échéancier du devis et payées par virement. La facture d'acompte est payable à réception et la mission démarre à son paiement ; les autres factures sont payables à 14 jours de leur date, sauf mention contraire du devis. Toute contestation d'une facture est adressée par écrit et motivée dans les quinze jours de sa réception.

Tout retard de paiement entraîne de plein droit et sans mise en demeure des intérêts au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi que l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue par cette loi, sans préjudice de frais de recouvrement supérieurs dûment justifiés.

Après une mise en demeure restée sans effet pendant huit jours, Romeijer Advisory peut suspendre ses prestations jusqu'au paiement.

9. Garanties commerciales

Les garanties propres à chaque offre sont celles décrites dans le devis, aux conditions qui y figurent. Elles prennent la forme d'une renonciation à facturer ou d'une prolongation du travail. Leur mise en œuvre exclut toute autre indemnisation au titre de l'événement qu'elles couvrent, sans préjudice de l'article 14 en cas de manquement contractuel.

10. Propriété intellectuelle

Après paiement complet, le Client dispose d'un droit d'utilisation, de modification et de reproduction non exclusif, perpétuel et gratuit des livrables, pour les besoins internes de son entreprise et de ses filiales.

Romeijer Advisory conserve tous ses droits sur ses méthodes, modèles, outils, grilles et savoir-faire préexistants ou génériques, y compris lorsqu'ils sont intégrés aux livrables, et peut réutiliser les enseignements généraux de la mission sous une forme qui ne permet pas d'identifier le Client.

11. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre partie, ne les utilise que pour la mission et ne les communique qu'aux personnes qui en ont besoin. Cette obligation dure pendant la mission et trois ans après sa fin. Elle ne vise pas les informations publiques, déjà connues, reçues légitimement d'un tiers ou dont la divulgation est imposée par la loi ou une autorité.

Romeijer Advisory ne traite ces informations qu'avec les outils listés sur romeijeradvisory.com/sous-traitants, dont les conditions ou les réglages excluent l'usage des contenus du Client pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Le Client peut demander par écrit qu'une information désignée ne soit traitée par aucun outil d'intelligence artificielle.

12. Références

Romeijer Advisory ne cite le nom du Client, ne publie un cas client ou un témoignage qu'avec son accord écrit préalable, sauf contreparties expressément prévues dans le devis.

13. Données à caractère personnel

13.1 Chaque partie respecte le règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la loi belge du 30 juillet 2018. Chaque partie est responsable des traitements qu'elle réalise pour ses propres finalités, notamment la gestion de la relation commerciale.

13.2 Lorsque Romeijer Advisory traite, pour la mission, des données personnelles pour le compte du Client (contacts, offres, données de CRM ou d'ERP), elle agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD et le présent article vaut accord de traitement. Objet et durée : la mission. Finalité : analyse, conseil et production des livrables. Personnes concernées : clients, prospects, fournisseurs et collaborateurs du Client. Données : identité, coordonnées professionnelles, fonction, historique commercial, prix et conditions.

13.3 Romeijer Advisory :

• (a) ne traite ces données que sur instruction documentée du Client, le devis et les échanges écrits valant instruction, et l'avertit si une instruction lui paraît contraire au RGPD ;
• (b) n'y donne accès qu'aux personnes tenues à la confidentialité ;
• (c) applique des mesures de sécurité adaptées (accès nominatifs, authentification forte lorsque disponible, chiffrement des échanges) ;
• (d) peut recourir aux sous-traitants ultérieurs listés sur romeijeradvisory.com/sous-traitants, informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement au moins quinze jours à l'avance, le Client pouvant s'y opposer pour un motif raisonnable, et impose à chacun des obligations équivalentes ;
• (e) aide le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits et à remplir ses obligations des articles 32 à 36 du RGPD ;
• (f) notifie au Client toute violation de ces données sans retard injustifié et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance ;
• (g) à la fin de la mission, supprime ou restitue ces données au choix du Client dans les trente jours, sauf obligation légale de conservation ;
• (h) met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article et permet un audit raisonnable, aux frais du Client, avec un préavis de trente jours.

13.4 Aucun transfert hors de l'Espace économique européen n'a lieu sans décision d'adéquation ou clauses contractuelles types.

14. Responsabilité

La responsabilité de Romeijer Advisory est limitée aux dommages directs et prévisibles. Elle est plafonnée, pour l'ensemble des réclamations liées à une mission, au montant hors TVA des honoraires payés ou dus pour cette mission ; pour un accompagnement récurrent, aux honoraires des douze derniers mois. Elle ne couvre pas les dommages indirects, tels que la perte de chiffre d'affaires, de commandes, de marge ou de clientèle.

Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de dol, de faute intentionnelle, de faute grave ou lourde, ni d'atteinte à la vie ou à l'intégrité physique. Toute réclamation est notifiée par écrit dans les douze mois suivant la fin de la mission.

Romeijer Advisory est assurée en responsabilité civile professionnelle auprès d'AXA Belgium.

15. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'une inexécution dus à un événement hors de son contrôle raisonnable. Les délais sont suspendus pendant sa durée ; au-delà de 30 jours, chaque partie peut mettre fin à la mission, les prestations réalisées restant dues.

16. Résiliation

En cas de manquement grave non corrigé quinze jours après une mise en demeure écrite, l'autre partie peut résilier le contrat sans indemnité.

Un accompagnement récurrent est conclu pour sa durée minimale, puis se poursuit de mois en mois ; chaque partie peut y mettre fin moyennant un préavis d'un mois.

17. Dispositions diverses

La nullité d'une clause n'affecte pas les autres. Le fait de ne pas exercer un droit n'emporte pas renonciation. Les communications par courrier électronique valent écrit. L'acceptation électronique d'un devis sur le portail et les journaux de ce portail font preuve de cette acceptation. En cas de traduction, la version française prévaut.

18. Droit applicable et litiges

Le contrat est régi par le droit belge. Les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut dans les trente jours, seuls les tribunaux de l'arrondissement judiciaire du siège de Romeijer Advisory (à la date des présentes : tribunal de l'entreprise du Hainaut, division de Mons) sont compétents.